Externe Buchhaltung
Externe Buchhaltung (m/w/d) für gemeinnützigen Verein gesucht
Der Dresdner Jugend- & Kulturprojekt e.V. arbeitet seit über 20 Jahren erfolgreich im Kunst-, Kultur- und Bildungsbereich auf europäischer und lokaler Ebene. Ziel ist es, Projekte durchzuführen, die Vielfalt und Inklusion ermöglichen und aktive Partizipation und bürgerschaftliches Engagement fördern. Das internationale Team des Vereins widmet sich darüber hinaus europaweit dem Coaching von Fachkräften und Ehrenamtlichen in der Jugend- und Erwachsenenbildung sowie in der Kulturarbeit und stärkt dadurch die interdisziplinäre und transnationale Zusammenarbeit. Um dieses Ziel zu erreichen, gestalten und koordinieren die MitarbeiterInnen Trainingskurse, Seminare, Konferenzen und Events in den Bereichen digitale Bildung, Inklusion und Integration, Unternehmertum und Nachhaltigkeit, Bürgerbeteiligung und Freiwilligenarbeit. Dabei nutzen sie verschiedene Kunstformen, non-formale Lernmethoden und interkulturellen Austausch als Zugänge um Soft-Skills und berufliche Fähigkeiten der Beteiligten weiterzuentwickeln, ihren Unternehmergeist und ihre Kreativität anzuregen, aber auch um das kulturelle Leben der Stadt Dresden zu bereichern und Diversität zu fördern. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf einem europaweiten Erfahrungsaustausch und einer gemeinsamen Auseinandersetzung mit der Geschichte und Zukunft Europas.
Mit ihrer Arbeit möchten die Teammitglieder des Jugend- & Kulturprojekt e.V. ein vereintes Europa fördern und aktiv mitgestalten. Der Verein fördert KünstlerInnen und betreibt dafür eine Kunstgalerie (Full Moon Gallery) und veranstaltet des Weiteren Musik- und Literaturabende in der eigens dafür entwickelten Kultur Centrale.
Ab 2027 suchen wir eine zuverlässige und erfahrene externe Buchhalterin / einen externen Buchhalter bzw. Buchhaltungsservice zur langfristigen Betreuung unserer Vereinsbuchhaltung.
Ein wesentlicher Teil unserer Arbeit wird über öffentliche Fördermittel sowie nationale und europäische Projektförderungen finanziert. Entsprechend wichtig sind für uns eine sorgfältige, transparente und projektbezogene Buchführung sowie eine zuverlässige Zusammenarbeit.
Ihre Aufgaben:
Laufende Finanz- und Vereinsbuchhaltung
- Erfassung, Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle
- Prüfung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Buchung und Abstimmung von Bank-, Kassen-, Debitoren- und Kreditorenkonten
- Überwachung offener Posten sowie Klärung von Differenzen
- Zuordnung und strukturierte Ablage der Buchungsbelege in digitaler und physischer Form
- Regelmäßige Kontenabstimmungen und Bereitstellung von Buchhaltungsübersichten
- Unterstützung bei Zahlungsverkehr und Liquiditätsübersicht
- Berücksichtigung der besonderen Anforderungen an die Buchführung eines gemeinnützigen Vereins
Projekt- und Fördermittelbuchhaltung
- Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu Projekten, Kostenstellen und Kostenträgern
- Sicherstellung einer nachvollziehbaren projektbezogenen Buchführung
- Abstimmung der Buchhaltung mit Projektbudgets, Förderzeiträumen und Finanzierungsquellen
- Bereitstellung von Buchungsübersichten, Kontenblättern, Belegen und Zahlungsnachweisen für Zwischen- und Verwendungsnachweise
- Unterstützung bei der finanziellen Dokumentation nationaler und europäischer Förderprojekte
- Zusammenarbeit mit Projektmanagement und Geschäftsführung bei finanziellen Rückfragen zu Förderprojekten
Lohnabrechnung, Krankenkassen und Sozialversicherung
Die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in Zusammenarbeit mit einem externen Lohnabrechnungsbüro. Die Buchhaltung übernimmt hierbei insbesondere die Koordination und Schnittstellenfunktion:
- Laufende Kommunikation und Abstimmung mit dem Lohnabrechnungsbüro
- Übermittlung der erforderlichen Informationen zu Neueinstellungen, Austritten, Vertragsänderungen und weiteren abrechnungsrelevanten Vorgängen
- Prüfung und Abstimmung der bereitgestellten Lohnabrechnungsunterlagen
- Buchhalterische Erfassung von Löhnen und Gehältern sowie Abstimmung der entsprechenden Konten
- Kommunikation mit gesetzlichen Krankenkassen bei Rückfragen und erforderlichen Klärungen
- Abstimmung von Beitragsforderungen, Zahlungen und möglichen Differenzen
- Koordination erforderlicher Informationen zwischen JKPeV, Lohnabrechnungsbüro, Krankenkassen und weiteren Sozialversicherungsträgern
Unterstützung bei Prüfungen und Jahresabschluss
- Vorbereitung und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen für Prüfungen
- Unterstützung bei Prüfungen durch Fördermittelgeber, Bewilligungsstellen, Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung und andere zuständige öffentliche Stellen
- Bereitstellung und Aufbereitung von Buchungsunterlagen, Kontenblättern, Belegen und Zahlungsnachweisen
- Unterstützung bei der Klärung von Rückfragen und festgestellten Differenzen
- Abstimmung mit Geschäftsführung, Steuerberatung und Lohnabrechnungsbüro im Rahmen von Prüfungen
- Vorbereitung und Abstimmung der Buchhaltung für den Jahresabschluss
- Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen für die Steuerberatung
- Unterstützung bei der Umsetzung erforderlicher buchhalterischer Korrekturen
Ihr Profil:
Wir suchen eine Person bzw. einen Dienstleister mit fundierter Erfahrung in der Finanzbuchhaltung und sehr guten Kenntnissen der deutschen Buchführung. Besonders wichtig sind uns:
- Erfahrung mit der Buchhaltung von Vereinen bzw. gemeinnützigen Organisationen
- idealerweise Erfahrung mit öffentlich geförderten nationalen und/oder europäischen Projekten
- Erfahrung mit projektbezogener Buchhaltung, Kostenstellen und Kostenträgern
- Kenntnisse im Bereich Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung
- Erfahrung in der Kommunikation mit Lohnabrechnungsbüros, Krankenkassen und Behörden
- sicherer Umgang sowohl mit digitaler Buchhaltung als auch mit physischen Buchhaltungsunterlagen
- selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- hohe Verbindlichkeit bei Fristen und Rückmeldungen
Rahmenbedingungen und Bewerbung
Die Tätigkeit erfolgt auf selbstständiger/freiberuflicher Basis bzw. im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages. Wir streben ausdrücklich eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit an.
Unsere Buchhaltung wird teilweise digital und teilweise auf Grundlage physischer Buchhaltungsunterlagen und Belege geführt. Daher ist neben der digitalen Bearbeitung auch eine regelmäßige Bearbeitung bzw. Abstimmung von Unterlagen vor Ort in Dresden erforderlich. Eine ausschließlich digitale bzw. vollständig ortsunabhängige Betreuung ist daher nicht vorgesehen.
Die regelmäßige Abstimmung mit der Geschäftsführung von JKPeV sowie die Zusammenarbeit mit unserem Lohnabrechnungsbüro und unserer Steuerberatung sind Bestandteil der Tätigkeit.
Interessierte BuchhalterInnen bzw. Buchhaltungsdienstleister bitten wir um eine kurze Vorstellung mit Angaben zu:
- Qualifikation und bisheriger Berufserfahrung
- Erfahrung mit gemeinnützigen Organisationen und Förderprojekten
- verwendeter Buchhaltungssoftware
- möglichem Leistungsumfang und zeitlicher Verfügbarkeit
- frühestmöglichem Beginn
- Honorarvorstellung bzw. Vergütungsmodell (Stundensatz oder monatliche Pauschale)
Dann freuen wir uns über Kontaktaufnahme ausschließlich per E-Mail mit dem Betreff „Buchhaltung“ an: career@jkpev.de. Bitte alle Dokumente in einer PDF. Die Größe soll 10 MB nicht überschreiten.
Für Rückfragen zum Verein steht dir Herr Kiehne (kiehne@jkpev.de) vom Vorstand zur Verfügung.
Kosten, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses anfallen, können nicht erstattet werden.
Weitere Informationen über unsere Arbeit findest du unter:
www.instagram.com/jugend_und_kulturprojekt
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